Assemblea telematica

Assemblea telematica in Condominio

Lo svolgimento di un’assemblea condominiale attraverso l’utilizzo di una piattaforma telematica non può e non deve stravolgere il rispetto dei criteri di riservatezza di protezione dei dati.

L’uso dei dati personali dei condomini ma anche dei terzi coinvolti e protagonisti della riunione, soprattutto laddove il dato di cui si vanga a conoscenza sia di tipo sensibile e giudiziario,.

Dovrà avvenire sempre nel rispetto della normativa privacy (Reg. UE 2016/679, D.Lgs. 196/2003, D.Lgs 101/2018) s.s.m.i.).

Responsabile del trattamento dati

Questi aspetti vanno disciplinati in maniera dettagliata al fine di evitare rischi di sanzioni o di azioni risarcitorie che ricadrebbero in capo al titolare del trattamento.

Ovvero lo stesso condominio, ma anche, in caso di uso non conforme al GDPR della piattaforma, anche in capo al Responsabile del trattamento dati che, in ambito condominiale, a seguito di nomina ex art. 28 del Regolamento 16/679, può essere lo stesso amministratore.

L’analisi che si deve svolgere in tema di adeguamento, deve vedere innanzitutto uno studio sulla piattaforma scelta.

Questa, deve rispondere positivamente in termini di adeguatezza sotto il profilo della capacità di archiviazione, di conservazione e della sicurezza dei sistemi informatici adottati, in vista di un probabile aumento degli accessi al servizio in remoto.

Ciò consente di distinguere, sotto il profilo degli obblighi, tra il trattamento dei dati cartaceo e/o automatizzato che avviene a seguito delle assemblee in presenza, e la gestione degli incontri a distanza.

Essa avviene per il tramite di piattaforme messe a disposizione dell’amministratore di condominio, che consentono un accesso riservato ai condomini, all’amministratore stesso;

ma anche a eventuali consulenti, tecnici e legali invitati a partecipare alla riunione assembleare che si tiene da remoto.

A tal fine è necessario che l’accesso sia possibile a chiunque disponga di un dispositivo elettronico (pc, tablet, smartphone) con connessione internet, ed in ogni caso deve essere previsto un sistema di comunicazione, chiamata o videochiamata, che integri la piattaforma per colui che si trovi nell’impossibilità di accedere alla stessa.

Per quanto riguarda la piattaforma, dovrà utilizzare software che dispongano di efficaci protocolli certificati che garantiscano un accesso riservato, il controllo di telecamera e microfono, quindi la cancellazione del contenuto delle comunicazioni elettroniche.

La riservatezza della comunicazione deve essere garantita mantenendo un accesso riservato alla stanza virtuale attraverso l’invio di un codice d’ingresso che dovrà previamente inviare lo studio di amministrazione, a seguito di registrazione nella piattaforma.

La piattaforma che l’amministratore sceglie, si consiglia che sia:

liberamente disponibile sul mercato per chiunque e incondizionatamente;

di facile familiarizzazione anche per persone non esperte;

pratica e immediata nell’utilizzo, meglio se anche in mobilità;

nota al pubblico e largamente utilizzate anche nella quotidianità delle persone.

Utilizzare le piattaforme più comuni di videoconferenza, tuttavia, comporta anche una maggiore responsabilità nell’utilizzo di tali strumenti sotto il profilo della sicurezza.

Oltre ad un accesso individuale per il partecipante alla riunione telematica, la piattaforma deve prevedere:

un sistema protetto attraverso il costante aggiornamento dei dispositivi utilizzati;

l’installazione di un software antivirus;

la connessione attraverso router protetti da password;

la navigazione internet con browser che utilizzino protocolli di sicurezza di crittografazione (SSL).

Al fine di poter procedere all’identificazione del condomino, questi dovrà essere chiamato a registrarsi previamente sulla piattaforma che si intende mettere a disposizione.

L’invito alla registrazione, l’amministratore dovrà inviarlo all’indirizzo email o pec il cui trattamento già risulta consensato da parte del condomino.

Il consenso sul punto potrà avvenire:

– esplicitamente (attraverso l’informativa o l’anagrafica condominiale, ove compaia la specifica contenente il consenso esplicito all’uso da parte dell’amministratore dell’indirizzo email o pec comunicato da parte del condomino);

– implicitamente, attraverso un utilizzo continuativo di quella stessa mail o pec da parte del condomino per la corrispondenza con l’amministratore.

Per la registrazione nella piattaforma deve ritenersi necessario inserire una serie di informazioni che rendono certa l’identificazione del condomino.

Quindi, questi, deve inserire nome, cognome, codice fiscale, mail e cellulare (che servirà anche per gestire eventuali problematiche di natura tecnica che potrebbero rinvenirsi e che necessiteranno di un contatto immediato tra il gestore della piattaforma e il condomino).

All’esito del riempimento dei campi richiesti per la registrazione, il condomino deve essere messo nelle condizioni di accettare o meno il consenso al trattamento del numero di telefono per finalità connesse alla  gestione della piattaforma on line e delle eventuali problematiche a questa connesse.

Deve, inoltre, essere sempre messa a disposizione dei soggetti partecipanti alla riunione, l’informativa, preferibilmente contenente un fleg di presa visione che obbligatoriamente il condomino che intenda partecipare deve attivare.

Proprio al fine di garantire il rispetto della normativa privacy, appare buona norma per l’amministratore mettere a disposizione di ciascun partecipante all’Assemblea telematica delle c.d. “regole di ingaggio”, andando a disciplinare le modalità di utilizzo della piattaforma.

Sia nelle regole in questione, ma anche prima dell’avvio della riunione, è importante che l’amministratore richiami l’attenzione dei partecipanti sull’adozione delle medesime regole.

Deve quindi esplicitamente richiamare i partecipanti al rispetto di alcune particolari norme di comportamento quali, la dichiarazione e l’impegno a non ammettere nella stanza virtuale altri partecipanti al di fuori di quelli autorizzati a partecipare all’assemblea;

a non registrare il contenuto dell’incontro; a mantenere sempre attivi telecamera e microfono nel corso degli incontri online, a segnalare eventuali disguidi o disservizi.

Considerata la peculiarità dello strumento (Assemblea telematica), si rinviene la necessità di stabilire alcuni principi generali di comportamento tra i quali: 

il rispetto dell’alternanza del tempo di parola; dell’ascolto dell’esposizione dei vari interlocutori; l’utilizzo di un linguaggio non aggressivo ed in alcun modo lesivo dell’onorabilità dei presenti; l’impegno ad agire lealmente ed in buona fede con spirito cooperativo;

L’Amministratore, che sarà anche l’host, ossia il gestore della stanza e del collegamento, ha il compito di vigilare che si rispettino le regole in questione.

Non è infrequente poi che in videoconferenza vi siano problemi tecnici.

A volte le immagini si bloccano, l’audio si perde o si verificano altre anomalie chiaramente di natura tecnica.

Può anche accadere che uno o più collegamenti si interrompano.

Per ovviare a questi possibili inconvenienti, è il caso che si stabiliscano le seguenti regole:

– l’amministratore può utilizzare i recapiti telefonici dei condomini (laddove questi abbiano conferito apposito consenso;

– se uno dei collegamenti viene meno, si sospende la conversazione fino a che il collegamento venga ripristinato;

– si deve aggiornare l’incontro se la connessione anche di un solo partecipante è problematica.

La gestione della telecamera e del microfono spetta in via esclusiva all’amministratore host che mantiene tendenzialmente sempre attivi sia il microfono che lo schermo delle parti intervenute ma ha la facoltà di spegnerli laddove le circostanze lo rendano opportuno.

In relazione all’uso delle piattaforme telematiche, poi, da un punto di vista privacy sicuramente devono essere tenute presenti altri due aspetti fondamentali che devono essere ben delineati nelle regole di ingaggio.

Il primo concerne quello delle deleghe.

Se, infatti, questa venisse condivisa nella piattaforma telematica, vi è il rischio che ne vanga presa visione anche da parte di soggetti terzi (tecnici, avvocati o comunque inviati all’assemblea che non hanno titolo di ricevere nemmeno i dati dell’anagrafica condominiale).

Onde evitare questa illecita comunicazione di dati a terzi con il conseguente rischio di azioni risarcitorie o di incorrere nelle pesanti sanzioni amministrative previste dall’art. 83 del Reg. UE 16/679, la delega dovrà o essere inviata previamente all’amministratore oppure potrà essere consegnata allo stesso.

Il secondo aspetto riguarda il divieto di registrare la seduta da parte del partecipante.

La riunione assembleare, infatti, può essere registrata dall’amministratore solamente per il solo fine di poter disporre di un riscontro pedissequo di quanto avvenuto in sede di assemblea, onde poter gestire eventuali richieste di accesso o contestazioni, se non anche eventuali contenziosi futuri.

Tutte queste regole è il caso che vengano esplicitate nella mail contenente il link di accesso alla sala virtuale e  che, per ancora maggior sicurezza, vengano ricordate sa tutti i partecipanti dall’amministratore all’avvio della seduta.